對于制造企業(yè)而言，物料管理的地位是不言而喻的。成千上萬種物料，如果沒有可做唯一標(biāo)示的物料代號，而僅靠物料名稱或者其它途徑作管理依據(jù)，很難想象企業(yè)如何合理管理物料。要實現(xiàn)物料的科學(xué)管理，物料編碼是基礎(chǔ)。
物料編碼對于制造企業(yè)而言，是一項非常專業(yè)而艱巨困難的工作。物料編碼一旦出錯，后續(xù)修改也相當(dāng)?shù)睦щy，所以物料編碼相當(dāng)于大廈的地基，一開始就應(yīng)該務(wù)必正確，或應(yīng)該花更多的時間在上面。物料編碼的正確/成功與否，是整個ERP信息化實施成功的基石。
一、編碼的目的
給物料編碼，就像給人取名，取名的目的首先是能夠和其他人區(qū)別開來，然后要好讀、好聽、好記、好寫，好用。
好讀：即沒有生僻字、多音字等，讓每一個人都能夠正確讀出你的名字，否則每聽到別人叫錯你的名字一定不爽，與自己不利，也給別人帶來麻煩；
好聽：不僅僅是聽起來動聽、悅耳，更主要的是當(dāng)你讀出來后，別人能夠馬上知道是什么字，怎么寫的；
好記：便于記憶，有一定的規(guī)律，如串起來是一個詞，或者一個地名等；
好寫：即名字要大家都能夠?qū)懗鰜?，電腦也能夠輸進(jìn)去，不然，辦什么事總要比別人花費多一些時間，有朋友因名字的一個字電腦中沒有，機票上的名字和身份證不符，每次都要手寫、蓋章，非常麻煩；
好用：當(dāng)有了前四個條件自然就好用多了。
給物料編碼，目的就是要好用，一個好用的編碼自然也要好讀、好聽、好記、好寫。
二、對物料編碼的兩大誤區(qū)
1、要求物料編碼表述大量的信息
部分企業(yè)由于缺乏物料編碼的經(jīng)驗，在制定編碼規(guī)則的時候，往往希望制定出一套萬能的、一見到編碼就可以知道物料所有情況的規(guī)則。包括物料種類、屬性、供應(yīng)商信息，甚至包括存放倉庫的信息。這些對于編碼的過高期望，都是由于沒有編碼制定經(jīng)驗造成的。期望越高，失望就越大。編碼就是編碼，它無法表達(dá)其根本無法承載的過多信息。
2、把制定編碼規(guī)則的工作交給個別人或部門去完成
企業(yè)的管理層往往習(xí)慣把編碼工作交給技術(shù)部門或者某個資深員工來主持完成。這種做法忽略了一點，編碼真正使用最多的是物料管理部門、財務(wù)部門，而非制定編碼規(guī)則的技術(shù)部門。制定物料編碼，應(yīng)該聯(lián)合技術(shù)部門、物料管理部門、財務(wù)門，組成制定團(tuán)隊共同完成。
三、對物料編碼的幾個基本原則
1.統(tǒng)一性原則：一個組織內(nèi)只能使用一套物料編碼，以方便組織內(nèi)不同企業(yè)間的數(shù)據(jù)交換；
2.唯一性原則：即一種物料只能有一個編碼，同樣一個編碼只能對應(yīng)一種物料；
3.嚴(yán)謹(jǐn)性原則：所有物料編碼的建立需要授權(quán)專人負(fù)責(zé)，以便保證其正確性；
4.終身制原則：即使某物料以后不再使用，其編碼也不能重新分配給其他物料使用；
5.簡單性原則：編碼必須簡單，一套復(fù)雜的編碼體系需要昂貴的學(xué)習(xí)成本，也不利于推廣；
6.清晰性原則：編碼中使用的字符必須能夠清晰辯識，避免使用容易引起混淆的字符，如字母“O”和數(shù)字“0”，字母“Z”和數(shù)字“2”，字母“Q”和數(shù)字“0”等；
7.擴展性原則：考慮預(yù)留足夠的擴展空間，便于以后新增的物料能夠繼續(xù)使用該編碼體系。
四、物料編碼的技巧
1、編碼規(guī)則需盡可能反映物料大類。
物料大類可以讓我們對物料的類別有一個直接的判斷。比如我們每天都在使用移動電話，如果我們看到139號段的號碼，就知道是移動的來電。
大類的劃分原則往往是：
第一碼：產(chǎn)成品、半成品、原材料、輔料、低值易耗，主要供財務(wù)使用；
第二碼：真正的類別，依據(jù)企業(yè)不同的情況具體制定。
2、編碼需要長短適中。
按照人的記憶習(xí)慣，7-13位的編碼是比較合理的。
3、盡量不要使用有特別意義的編碼。
很多物料編碼的初衷是為了清晰明了地表述物料，如將鋼板編碼成GB，簡單易懂。但隨著物料種類的增加，以GB編碼的物料也不再僅限于“鋼板”，“鋼筆”就以GB命名。
4、避免使用難以交流和區(qū)別的字符。
文字代表了中華民族博大精深的文化，拼音更被譽為世界上最復(fù)雜的字符之一。如果單純通過拼音字母，如G和J，很大部分人會因為不標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)音而難以進(jìn)行區(qū)分。另外，字母L的小寫打印出來以后和數(shù)字1沒有區(qū)別，O打印出來后和數(shù)字0沒有區(qū)別等等。我們在制定編碼規(guī)則過程中，要盡量避免使用這些容易產(chǎn)生混淆的字符。
5、不要把可能變動的信息編入編碼。
什么是可能變動的信息？舉個最簡單的例子，現(xiàn)在很多企業(yè)將員工編碼規(guī)則定為：部門號+流水碼。個人認(rèn)為這是最不合理的編碼，員工如果發(fā)生人事變動或者崗位變換，編碼就無法準(zhǔn)確表述其所在部門。如果員工的人事和崗位變動頻繁了，編碼反而成為企業(yè)的困擾。